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小马识途:邀请媒体到现场有必要吗?

 

企业开新闻发布会、产品发布会,或者举办大型品牌推广活动时,需要进行媒体邀约,从而帮助企业进行新闻传播及活动宣传。现在大多企业也知道可以直接发布新闻稿,不需要邀请媒体现场也可以发布,而且直接发布的成本还相对低廉,是不是根本没有做媒体现场邀请的必要,小马识途营销顾问认为这个要看具体的活动和宣传需求。

首先,我们看下企业为什么要邀请媒体,媒体邀请到现场到底有什么具体作用?

1、增加活动媒体关注度,现场氛围更好。

2、媒体到场见证活动,媒体报道更准确、高效。

3、权威媒体到场上稿率较高,直接发布拒稿可能性大。

其次,我们看看媒体邀约方式有哪些?

1、企业公关部自行邀约。

2、借由公关公司代为邀约。

3、网络邀约。

再次,我了解下企业自行邀约媒体前的准备工作:

1、定好活动时间,要精确到xx xxxx日上午xx分,可以通知提前媒体半个小时到场,确保媒体准确出席。

2、定好活动的具体地址,需提前发给媒体。

3、提前准备好资料袋,里面包括活动议程、新闻通稿、礼品、其他活动信息等,并于活动现场发给媒体记者,另外要准备好媒体到场签到表,做好到场标记。

4、拟定要邀请的媒体单位,并准备好邀请函。

5、确定具体邀请时间。活动集中时期,要提前5-10天邀约,活动前一天跟进提醒。

6、邀约方式。一般来说,书面邀请函更加正式严谨,对于比较熟悉的媒体记者也可以直接电话邀请。

 

正式开始邀约媒体时的具体步骤是什么?

1、再次确认邀请媒体的名单

2、致电给参加媒体的负责人进行邀约,并邮件发送邀请函。

3、邀请结束后跟进确认具体人数、到场的方式及参加活动的媒体记者电话。

 

最后,企业媒体邀请注意事项:

1、活动要邀请的是新闻记者,而非媒体业务部门,有销售人员及其他非记者编辑岗位人员有意到场并承诺发稿应直接回绝。

2、邀请的技巧很重要,要吸引记者到场,但不能透露具体发布内容。

3、在媒体邀请的数量要合宜,可以邀请与企业有合作关系的记者参加,如需烘托现场氛围,再适当邀请一些平面媒体记者和电视台记者。

4、应在活动开始的时发布新闻内容,记者可以提早完成采访工作,确保顺利及时的发稿。

5、在活动现场设好独立签到处,安排礼仪接待,将媒体记者引进会场入席。结束后,确认媒体的返程时间并再次表示感谢。

6、后期跟进。要和媒体沟通发稿的情况,包括发稿图片。也要提前预备好媒体补充名单,当遭媒体拒稿或审核不通过有相应的应对措施。

7、合作反馈汇报,每一次发布会结束,和各家媒体合作情况要予以总结,不断的将每一次活动的细节做好,也了解媒体合作的传播度是否能达到企业所期待的方向,以备下一次可以选出更合适的合作媒体单位。

当然,和媒体合作不能只停留在商业利益上,平时企业公关部门要和媒体多互动沟通。除了在社交平台和媒体保持良好的沟通外,小马识途媒体顾问建议企业过年节时要适当送一些礼品和贺卡用以维持关系,有比较好的合作媒体可以组建一个公司的专用媒体沟通群经常互动。更多媒体邀请的细节可以咨询小马识途媒介顾问。

 

附:需要给媒体记者准备的资料:

1、会议议程

2、新闻通稿

3、演讲发言稿

4、发言人的背景资料介绍。(应包括头衔、主要经历、取得成就等)

5、公司宣传册

6、产品说明资料。(如果是关于新产品的新闻发布的话)

7、 有关图片

8、 纪念品(或纪念品领用券)

9、 企业新闻负责人名片(新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络)

10、空白信笺、笔(方便记者记录)


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